Atendiendo los términos de la impugnación, se planteó el Tribunal Administrativo de Boyacá el siguiente problema jurídico.
¿La Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES desconoció el derecho fundamental de petición de la actora por haber tenido como no radicada la solicitud efectuada a través de una cuenta de correo electrónico distinta a la dispuesta para tal fin?
Para resolverlo previamente señaló la corporación judicial que el derecho de petición puede ser radicado de manera física o a través de medios tecnológicos. Respecto de estos últimos, ha dicho la Corte Constitucional que son herramientas a través de las cuales se permite la transmisión digitalizada de documentos, datos e informaciones, lo que supone un dialogo entre al menos un emisor y un receptor. Dichas herramientas hacen parte de lo que se ha denominado como las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones dentro del cual se halla la informática y en el que se ubica la internet.
Agregó que, a nivel legal, el artículo 5° del C.P.A.C.A., prevé como derechos de las personas ante las autoridades, que las peticiones pueden presentarse en cualquiera de sus modalidades y por cualquier otro medio idóneo. Por su parte, el artículo 7 de la misma codificación estipuló como deberes de las entidades gestionar las peticiones que fueran remitidas por medios electrónicos y adoptar los medios tecnológicos para el trámite y resolución de peticiones, y permitir el uso de medios alternativos para quienes no dispusieron de aquellos.
Por su parte la Ley 527 de 1999, autorizó el uso de medios tecnológicos para las actuaciones electrónicas de la administración, con lo cual dio plenas facultades probatorias a la información y al contenido que se encontrara en un mensaje de datos, en la medida que los documentos electrónicos tenían la capacidad de brindar iguales niveles de seguridad que el documento físico (papel). Por lo anterior, la sentencia T-230 de 2020, señaló que "las peticiones formuladas a través de mensajes de datos en los diferentes medios electrónicos habilitados por la autoridad pública – siempre que permitan la comunicación-, deberán ser recibidos y tramitados tal como si se tratara de un medio físico."
Agregó que como características del mensaje de datos que se usen bajo el ejercicio del derecho fundamental de petición, la citada ley estableció que se debía determinar quién era el solicitante, que esa persona lo hubiera aprobado lo enviado, y que el medio electrónico utilizado contara con las condiciones de integridad y confiabilidad.
Con la Ley 962 de 2005 se quiso facilitar las relaciones entre los particulares y la administración. En efecto, el artículo 6 dispuso que las entidades podrían atender los trámites y procedimientos que fueran de su competencia, a partir de cualquier medio tecnológico o documento electrónico, con miras a materializar los principios constitucionales que debían guiar la función administrativa: "Toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública".
Finalmente, el Decreto 019 de 2012 indicó que las autoridades debían incentivar el uso de TIC´s para que los procesos administrativos "se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas"
En el caso concreto la entidad accionada enfiló sus argumentos tendientes a que se negaran las pretensiones de la acción de tutela, en la medida que la accionante había radicado la petición objeto de amparo a través de una cuenta de correo electrónico que no estaba habilitada para recibir peticiones, pues estas debían radicarse a través de los Puntos de Atención - PAC, diligenciando los formularios establecidos para tal fin.
Según las pruebas aportadas al plenario, la petición fue remitida por correo electrónico el día 24 de octubre de 2022, a la hora de las 6:28 P.M., desde la cuenta s***********14@hotmail.com y con destino a las siguientes cuentas de correo electrónico: educacion@sedcasanare.gov.co; notificacionesjudiciales@colpensiones.gov.co Tutelas_fomag@fiduprevisora.com.co notjudicial@fiduprevisora.com.co
De lo anterior, en concepto de esta corporación judicial se podía afirmar que la accionante para ejercer su derecho de petición hizo uso de los medios tecnológicos, esto es, a través de correo electrónico, pues se observaba la existencia de una cuenta remitente (s************14@hotmail.com) y de una cuenta receptora (notificacionesjudiciales@colpensiones.gov.co). Así mismo, el remitente aprobó su envío y la accionada no logró desvirtuar que el mensaje de datos careciera de integridad y confiabilidad, es decir, que el mensaje de datos tenía plena eficacia probatoria en tanto comportó los mismos criterios de un documento físico.
Ahora, COLPENSIONES se dolió que la actora remitió la solicitud a una cuenta de correo electrónico que no era la adecuada para recibir peticiones, sino que debía hacerlo de forma física a través de un Punto de Atención - PAC.
Frente a ello, la Sala de Decisión sostuvo que esa circunstancia no era razón suficiente para haber negado la existencia de la solicitud que la actora había elevado, pues si bien era cierto, el correo electrónico al que fue remitida la petición correspondía a la dirección de notificaciones judiciales de que disponía la entidad en virtud a lo señalado por el artículo 197 del C.P.A.C.A., no era menos que aquella pertenecía al dominio de COLPENSIONES, razón por la cual demandaba atención por parte del personal en la recepción de los mensajes que llegaban a las distintas bandejas para darle el trámite pertinente a cada una de ellas. Sin embargo, esa diligencia se echó de menos en el caso objeto de análisis, pues de habérsele dado el trámite pertinente, la entidad no estaría negando la existencia de la petición debidamente radicada por la accionante.
Eso bajo la premisa de que cualquier medio tecnológico dispuesto por las entidades era apto para ejercer el derecho fundamental de petición en la medida que la cuenta de correo electrónico pertenecía a la entidad y esta servía como puente de comunicación, sin que su uso estuviera restringido para los administrados. Aunado a ello, las disposiciones legales citadas por la Sala en manera alguna restringían a ciertas formas o canales el ejercicio del derecho fundamental de las personas a presentar peticiones, razón por la cual surgía la obligación de la entidad de tramitarla y de dar una respuesta de fondo, congruente, dentro de los plazos señalados y haberla puesto en conocimiento del interesado.
Finalmente, consideró la Sala que, en este caso, exigirle a la ciudadana que se acercara a un punto de atención para que de manera física radicara la petición era un hecho que iba en contravía del uso de las tecnologías de la información para los trámites ante las entidades, pues precisamente esos instrumentos tecnológicos que no están restringidos por la ley, permitían el desarrollo de la función administrativa atendiendo a los principios de eficiencia y celeridad que debía imperar en el desarrollo de sus funciones.
Así las cosas, se coligió que la radicación de la petición de la señora Suescun ante COLPENSIONES cumplía con los requisitos legales y jurisprudenciales para que fuera tramitada, no obstante, la entidad negó la existencia de la misma, hecho que imponía la protección brindada por el a quo.