El día 20 de junio del 2023, se da inicio al taller de auditores interno 2023 de la rama judicial, de acuerdo con el Liderazgo del Despacho Líder del SIGCMA de la Magistrada Martha Lucia Olano Guzmán, donde esta jornada permitirá realizar el ejercicio de auditar con la mayor idoneidad y pedagogía posible de tal forma que le agregue valor a la Rama Judicial.
A continuación, palabra de la directora de la Unidad de Análisis y Desarrollo Estadístico la Dra., Clara Milena Higuera Guio.
Respetados Auditores:
Agradezco de manera especial, la invitación que me ha cursado el Coordinador Nacional del SIGCMA, con el fin de asistir a este Taller de Auditores Internos, que contará entre otros con una excelente maestra, la Doctora Dora Marina Rojas, quien ha auditado a la Rama Judicial durante más de siete años, trabajo en la estructuración, elaboración y diseño de la Norma y la Guía Técnica de Calidad y nos ha colaborado desde más de tres años en los procesos del implementación del SIGCMA en las dependencias judiciales y administrativas, luego mejor maestría no podíamos tener en estas dos sesiones que tendremos, hoy mañana, en las cuales no solo revisaremos el Programa de Auditoría interno ciclo 2023, sino que adicionalmente trabajaremos sobre temas teórico prácticos de tal forma que la auditoría interna le agregue valor no solamente a la Entidad sino y de manera especial a nuestros servidores judiciales.
Quisiera recordar de una manera sucinta, los tipos de auditorías de calidad que están concebidas desde los Organismos de Certificación, a saber:
De acuerdo con el auditor:
Los auditores son Profesionales del área de calidad y de otras áreas relacionadas con los estándares ISO, escuchan con frecuencia hablar de auditorías de primera parte, de segunda y de tercera. Es sin duda, una de las clasificaciones en cuanto a tipos de auditoría de calidad más popular. Por tanto, iniciemos con ella:
Auditoría de primera parte
Se concibe como la Auditoría propia o auditoría interna, son otras denominaciones de este tipo de evaluación. Generalmente, se realizan dentro de una organización para medir fortalezas, debilidades y rendimiento en general de un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001 o en los esquemas en los cuales se encuentra certificada la Organización.
Las auditorías de primera parte, o internas, se clasifican como auditorías voluntarias, aunque, a la luz de los requisitos de ISO 9001, resultan obligatorias como factor determinante de la mejora continua.
Usualmente, el profesional que emprende esta tarea es un servidor judicial de la organización, aunque debería gozar de la independencia que la auditoría requiere. Las auditorías de primera parte forman parte de un programa de auditorías y sus beneficios debidamente documentados para la organización y para el sistema.
Auditoría de segunda parte
La auditoría de segunda parte es una evaluación externa que se realiza a solicitud de un cliente o un organismo regulador. La auditoría de segunda parte verifica que la organización auditada hace lo que se espera, de acuerdo con una obligación contractual contraída.
Este tipo de auditoría es recurrente en el caso de organizaciones certificadas para ISO 9001, que solo contratan con otras organizaciones igualmente certificadas. La auditoría de segunda parte suele ser realizada por una organización consultora especializada, aunque en también podría ser adelantada por empleados de la organización interesada en verificar la conformidad.
Por supuesto, una organización que se somete a una auditoría de segunda parte bien puede aprovechar los resultados como si fuese auditoría interna o de primera parte.
Auditoría de tercera parte
Es la auditoría de certificación. Solo puede ser realizada por auditores que pertenecen a un organismo certificador acreditado por ISO. Una organización se enfrenta a este tipo de auditoría cuando ha implementado un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001, y espera certificarlo, o, regularmente, cada tres años, para validar la certificación.
Los resultados de esta auditoría de tercera parte no son inobjetables, pero sí es importante entender que, dada la importancia de esta evaluación y del evaluador, la preparación y el esmero deben ser especialmente minuciosos.
Tipos de auditoría de calidad – De acuerdo con el objetivo
La norma NTC ISO 19011:2018 es el estándar internacional que ofrece directrices y orientaciones para la realización de auditorías. Este estándar, de acuerdo con el objetivo de la auditoría, define tres tipos diferentes:
Auditoría de procesos
La auditoría de procesos comprueba que los procesos de una organización alcanzan la conformidad con los requisitos de ISO 9001. Como parte de este proceso el auditor puede:
Comprobar la conformidad con los requisitos de la norma, y específicamente con requerimientos técnicos, como temperatura, amperaje, mezcla de componentes, presión, por ejemplo.
Revisar y evaluar recursos físicos, que pueden ser maquinaria, materiales o persona, que se aplican en el proceso de producción, así como los procedimientos e instrucciones que se aplican a los procesos de producción.
Verificar que se implementen y adecuen los controles a los procesos, y que se imparta la capacitación necesaria y se compruebe la efectividad de los controles y de las capacitaciones.
El enfoque, en cualquiera de estas tres opciones, siempre será en los procesos, y no en el producto o en el sistema en general. De eso se ocupan otros tipos de auditoría de calidad, como el siguiente.
La auditoría de producto, como su nombre lo indica, comprueba la calidad del producto o servicio, para determinar si cumple con las especificaciones o necesidades del cliente. Así, las especificaciones, los requerimientos de los clientes y sus reclamaciones, son el foco de atención del auditor.
Auditoría de sistema
Una auditoría de sistema examina el Sistema de Gestión de la Calidad. El auditor busca evidencia comprobatoria, objetiva, de que los elementos del Sistema y los documentos han sido desarrollados e implementado de acuerdo con los requisitos del estándar.
Pero la auditoría de sistema también evalúa la conformidad del Sistema con las políticas de la organización y con su estrategia de negocios, los compromisos contractuales y otros requisitos reglamentarios.
No quisiera extenderme en este tema, porque se que el Taller que se realizará durante dos días, además de los procesos que hemos venido realizando con el Liderazgo del Despacho Líder nos permitirán realizar el ejercicio con la mayor idoneidad y pedagogía posible de tal forma que le agregue valor a la Rama Judicial.
