null PRIMER COMITÉ NACIONAL DEL SIGCMA 2021

 

El día 04 de febrero del presente año se llevo a cabo el Primer Comité Nacional del SIGCMA de manera semipresencial, realizado en el Edificio de la Bolsa en el horario de 8:00 a m a 12.00 pm, contando con todos los protocolos de bioseguridad, además simultaneamente fue trasmitido de manera virtual por la plataforma Teams y via streaming a nivel nacional; este comité estuvo presidido por la Magistrada Líder del SIGCMA la Doctora Martha Lucia Olano de Noguera y dirigido por el Coordinador Nacional del SIGCMA Doctor William Espinosa Santamaría, donde además contó con la participación del Doctor José Mauricio Cuesta Gómez, Director Ejecutivo de Administración Judicial, la Directora de la Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico la Doctora Clara Milena Higuera y la Doctora Luz Dary Ortega Magistrada Sala Civil Familia, Laboral. Tribunal Superior de Neiva,los temas más relevantes tratados según la agenda planificada fueron : 

1. Socialización Informe de Gestión SIGCMA 2020.

2. Conformación Grupo T-2020.

3. Socialización Proyecto de Actualización de la Norma NTC 6256:2018-GTC 286:2018- (Instrumentos a diligenciar).

4. Plan SIGCMA 2021

5. Planeación SIGCMA 2021

6. Articulación e identificación de los requisitos aplicables y alcance de los sistemas de gestión con base en la NTC 6256:2018, GTC 286:2018, y NTC ISO 9001:2015 tanto para las sedes administrativas como para las sedes judiciales.

7. Identificación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y estandarización, divulgación, implementación y aplicabilidad formato Matriz de Identificación de necesidades y expectativa de las partes interesada.

8. Revisión de la eficacia de las acciones tomadas, sus causas y planes de mejoramiento implementados,. 

9. Fortalecimiento y divulgación del desarrollo de competencias a los servidores judiciales.

 

A continuación Palabras de la Magistrada Líder del SIGCMA Doctora Martha Lucia Olano de Noguera:

 

En primer lugar, quiero agradecer su participación en el primer Comité Nacional del SIGCMA.

 

Como sabemos el año 2020 estuvo enmarcado en un escenario de grandes retos, desde el inicio mismo de la pandemia del COVID-19, los cuales nos llevaron a rediseñar e incluso a reinventarnos formas novedosas de seguir trabajando, de no afectar el servicio público de administrar justicia y por ende responder con altura y calidad a los retos que nos impusieron las nuevas dinámicas sociales, políticas, culturales, entre otras, por un fenómeno que, desde luego, no habíamos previsto.

 

Sin embargo, hemos de tener presente que, el Consejo Superior de la Judicatura desde el inicio mismo de la pandemia del COVID-19 a la fecha, en nuestra nueva normalidad, así como los servidores judiciales no cejamos en esfuerzos, para tomar decisiones e implementar medidas que nos permitan seguir laborando, sin afectar el servicio a los ciudadanos.

 

En este contexto, podríamos decir que en el cumplimiento del pilar estratégico de Calidad para la Justicia establecido en el Plan Sectorial de Desarrollo de la Rama Judicial 2019-2022 "JUSTICIA MODERNA CON TRANSPARENCIA Y EQUIDAD" fuimos visionarios, ya que desde la epistemología interior del plan sectorial nos propusimos fortalecer mecanismos de trabajo sustentados en las TICs, a partir de procesos de autoregulación, autoformación y autoconstrucción del conocimiento, prácticas que pudimos evidenciar, no solamente desde el nivel central, sino también desde el nivel seccional y por ende en los despachos judiciales, puesto que los servidores judiciales, han respondido con altura, compromiso y calidad a los retos impuestos por esta nueva normalidad.

 

De manera sucinta quiero referirme en primer lugar a los logros obtenidos en el 2020, aunque ahora cuando socialicemos el Informe de Gestión del SIGCMA 2020, nos daremos cuenta del alcance que hemos logrado y, en segundo les hablaré de los retos para el 2021, enmarcados dentro de las dinámicas propias que vayamos viviendo del COVID-19 tanto en el nivel nacional como local.

 

  1. LOGROS OBTENIDOS EN EL 2020:

 

Teniendo en cuenta los retos trazados en el Plan Sectorial de Desarrollo 2019-2022, gracias a la participación, dedicación, concurso y liderazgo de los Lideres de Proceso, Profesionales de Enlace y de los Servidores Judiciales logramos:

 

  1. GESTIÓN DE RECURSOS 2020

 

De acuerdo con lo establecido en el PLAN SECTORIAL DE DESARROLLO RAMA JUDICIAL 2019 – 2022: "JUSTICIA MODERNA CON TRANSPARENCIA Y EQUIDAD", para el año 2020, el Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad y del Medio Ambiente – SIGCMA, contó con recursos de inversión por valor de $2.000.0 millones, distribuidos en proyectos liderados por la Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico; de los cuales se ejecutaron $1.920.5 millones.

 

En este contexto, de acuerdo con las Estrategias, Proyectos y Prioridades de Inversión, establecidas en el PLAN SECTORIAL DE DESARROLLO RAMA JUDICIAL 2019 – 2022: "JUSTICIA MODERNA CON TRANSPARENCIA Y EQUIDAD" se alcanzaron los siguientes resultados:

 

  1. ESTRATEGIA RECERTIFICAR Y MANTENER EL SIGCMA

 

En el 2020, logramos certificar 1.002 dependencias administrativas y judiciales en la Norma NTC ISO 9001: 2015, el 63% corresponden a la Jurisdicción Ordinaria, es decir, 633 dependencias judiciales, incluidas la Sala de Casación Civil y la Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia; el 30% son de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo con 302 dependencias judiciales  incluidas la Presidencia, Sección Primera, Sección Cuarta, Sección Quinta y la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado y, por último, el 7% corresponde a la parte administrativa de la Rama Judicial con una cobertura de la totalidad de sus dependencias certificadas.

 

Adicional a lo anterior, es pertinente precisar que para la vigencia 2020, se logró que, de las 1.002 sedes administrativas y judiciales, cinco (5) sedes judiciales[1] fueran certificadas en la Norma NTC ISO 14001:2015, dependencias, en la logramos la certificación en la norma NTC 6256:2018 y la certificación del cumplimiento de requisitos en la Guía Técnica de Calidad GTC 286: 2018 de la Rama Judicial.

 

En el mismo contexto, es necesario resaltar que para el año 2020, se logró la certificación y por ende la ampliación de todas las dependencias judiciales del Tribunal y juzgados de lo Contencioso Administrativo del Distrito Judicial Administrativo de La Guajira.

 

  1. ESTRATEGIA: IMPLEMENTAR LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD NTC 6256 Y GUÍA TÉCNICA DE CALIDAD GTC 286

 

Para el cumplimiento de esta estrategia, cuyo objetivo era implementar la Norma Técnica de Calidad NTC 6256:2018 y la Guía Técnica de Calidad GTC 286:2018, en el nivel central, en los Consejos Seccionales de la Judicatura, Direcciones Seccionales de Administración Judicial y en los despachos judiciales que voluntariamente adopten la norma, articuladas a las Estructuras de Alto Nivel. El proceso se realizó de forma escalonada, pero con fines de certificación, desarrollando las siguientes actividades:

 

  • Capacitación y Formación para la Actualización de la Caracterización, Procesos e Instrumentos del SIGCMA en la Norma NTC 6256:2018 y la GTC 286:2018.
  • Formación en modelos de gestión y estructuras de alto nivel para la implementación de la Norma NTC 6256:2018 y la GTC 286:2018;
  • Conversatorios en comunicación para el Liderazgo realizada por el Jorge Martínez Lubiano, premiado como uno de los Jóvenes Líderes de las Américas en 2016,  por el Presidente Barack Obama y el Departamento de Estado de los EEUU, y nombrado como uno de los 100 Jóvenes Líderes de Chile por El Mercurio 2016 y la Revista Sábado: -Global Shaper y Vice-Curator Santiago del World Economic Forum, Speaker Coach, al cual se le agradeció por compartir sus conocimientos y experiencias con la Rama Judicial para fortalecer las competencias de nuestros servidores judiciales;
  • Actualización del Contexto Institucional;
  • Capacitación de la Norma Técnica de la Rama Judicial NTC: 6256 y GTC:286;
  • Realización de las mesas de trabajo para la actualización de documentos;
  • Elaboración e implementación de los Planes de Acción de todos los procesos;
  • Implementación y Actualización Matriz de Riesgos 5*5 SIGCMA en todos los procesos;
  • Socialización Herramienta Informe para la Alta Dirección.
  • Se conformó el Grupo T-2020: que ha venido trabajando con la Coordinación Nacional del SIGCMA en la actualización de la Norma NTC 6256:2018 y la GTC 286:2018, con el fin de que tanto la Norma como la Guía Técnica de Calidad, cuya misión es:
  1. Leer el proyecto con una perspectiva fundamentada en las Estructuras de Alto Nivel: Normas ISO 2015;
  2. Que tanto la Norma como la Guía permita identificar en lo general el lenguaje especifico del Sector Justicia de IBEROAMERICA;
  3. Que la Norma como la Guía incorporen el compromiso con el medio ambiente, sin que ello suponga una certificación ambiental;
  4. Que la Norma y la Guía incluyan, en la parte Judicial la forma, general como funcionan los Centros de Servicio y Oficinas de Apoyo, y se reflejen procesos como 1) Notificaciones; 2) Reparto; 3) Planeación de Audiencias; 4) Diseño de Salas de Audiencia; entre otras, teniendo en cuanta la lógica organizacional de un Despacho Judicial y por ende las Secretarias de Tribunal, las Relatorías, los Centros de Servicio, las Oficinas de Apoyo de los Despachos Judiciales;
  5. Refleje el lenguaje específico del sector justicia y por ende de la Rama Judicial;
  6. Que se constituye una norma que le sirva de guía y orientación a los poderes judiciales de Iberoamérica;
  7. Que les permita a los poderes judiciales de Iberoamérica certificarse en la Norma Técnica y la Guía de la Rama Judicial;
  8. Que seas una norma que esté articulada y fundamentada en las Estructuras de Alto Nivel;
  9. Que el valor agregado de la Norma y la Guía en su actualización permita identificar el lenguaje especifico como los modelos de gestión del sector justicia y por ende de la Rama Judicial.

 

  1. ACTUALIZACIÓN Y FORMACIÓN EN ESTRUCTURAS DE ALTO NIVEL, LA NORMA Y LA GUÍA TÉCNICA DE CALIDAD DE LA RAMA JUDICIAL PARA LOS SERVIDORES JUDICIALES

 

Con el fin de fortalecer el conocimiento de los modelos de gestión y acorde con lo planteado en esta estrategia, cuyo fin es incentivar, fomentar y lograr la interiorización y concientización de las normas de calidad en el nivel central, en los Consejos Seccionales de la Judicatura, las Direcciones Seccionales de Administración Judicial y en los Despachos Judiciales de la Rama Judicial, a fin de contar con servidores judiciales actualizados, formados y debidamente certificados. Se realizaron los siguientes procesos de formación liderados por la Coordinación Nacional del SIGCMA:

 

  1. Diplomado Virtual de 136 horas, para la formación de auditores internos HSEQ dirigido a una población aproximada de 400 Servidores Judiciales

 

  1. Diplomado Programa de Formación Virtual de 136 horas en la norma NTC 6256:2018 y la Guía Técnica de Calidad GTC 286:2018 de la Rama Judicial, Dirigido a una Población total de 50 Servidores Judiciales

 

  1. Formación Virtual de Auditores Internos en Sistema de Gestión Ambiental: Para la implementación del Sistema de Gestión Ambiental basados en la Norma NTC ISO 14001:2015, articulado con la norma técnica Calidad NTC 6256: 2018 y Guía Técnica de Calidad GTC 286: 2018 de la Rama Judicial

 

  1. DISEÑAR E IMPLEMENTAR LA PLATAFORMA ESTRATÉGICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

 

En el componente ambiental durante el año 2020, adicional a los procesos de sensibilización, capacitación y formación relacionados anteriormente, se llevaron a cabo 34 sesiones de sensibilización en temas ambientales, tanto de forma presencial como virtual, donde participaron un total de 845 participantes, entre servidores judiciales y contratistas de las diferentes sedes a nivel central y seccional, profundizándose en tres (3) temas específicamente: 1) el manejo de residuos,    2)  los requisitos ambientales para contratistas y proveedores y 3) sesiones de inducción y reinducción. Estos temas fueron seleccionados por su importancia en el ciclo de vida de los bienes y servicios y por el impacto que estas actividades generan al medio ambiente.

 

  • CONVERSATORIO NACIONAL DEL SIGCMA: CICLO 2020 EN TIEMPOS DEL COVID-19

 

Con éxito, se llevo a cabo el CONVERSATORIO NACIONAL DEL SIGCMA CICLO 2020 EN TIEMPOS DEL COVID 19, realizado virtualmente el 10 de septiembre del 2020, el cual conto con la participación de funcionarios y empleados de la Rama Judicial y los expertos invitados, desarrollaron las siguientes temáticas:

 

  1. Sistema de Gestión Antisoborno: ISO 37001: 2016
  2. Accesibilidad al medio físico. Espacios de servicio al ciudadano en la administración pública: NTC 6047:2013
  3. Seguridad de la Información y Ciberseguridad: ISO 27001
  4. Resiliencia organizacional
  5. Causa y Efectos en la toma de decisiones relacionadas con elementos ambientales

 

 

  1. RETOS PARA DEL SIGCMA PARA EL 2021:

 

Siguiendo la ruta señalada en el Plan Sectorial de Desarrollo 2019-2022, nuestros esfuerzos estarán concentrados en:

 

  1. Elaboración, aprobación y seguimiento de los Planes de Acción por Procesos, articulado al Plan Sectorial de Desarrollo 2019-2022 en todas las dependencias administrativas y judiciales certificadas y sustentada en el análisis DOFA o FODA que permita la identificación e implementación de estrategias para el logro de los objetivos propuestos y hacer seguimiento al desarrollo del mismo.
  2. Elaboración de la Matriz de Riesgos, sustentado en el Plan de Acción.
  3. Mantener la certificación del SIGCMA en las Normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015, NTC 6256:2018 y la GTC 286:2018, en las sedes certificadas.
  4. Trabajaremos en la implementación de La Norma Técnica de Calidad NTC 6256 y la Guía Técnica de Calidad GTC 286 articulada a las Estructuras de Alto Nivel, para ello llevaremos a cabo, entre otras las siguientes actividades:
  • Revisión, mejora y aprobación de las caracterizaciones de todos los procesos del SIGCMA;
  • Actualización de todos los Procedimientos del SIGCMA con base en las normas: NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015, la Norma Técnica de Calidad NTC 6256 y la Guía Técnica de Calidad GTC 286;
  • Actualización de la Matriz de Riesgos de todos los procesos al formato 5x5;
  • Revisión, decantación de los indicadores de gestión de cada proceso;
  • Revisión y actualización de las acciones de gestión de todos los procesos;
  • Estandarización de Procesos, Procedimientos e Instrumentos (formatos) en los Despachos Judiciales certificados;
  • Uso de los Logos Institucionales y del ICONTEC, de acuerdo a los certificados otorgados por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC.
  1. Diseño del Proceso y Procedimiento de Vigilancias Judiciales. Aquí aprovecho para agradecer el trabajo que las Magistrada Angela Stella Duarte e Isamary Marrugo vienen realizando con el Coordinador Nacional del SIGCMA con el fin de construir el mismo y presentarlo posteriormente a socialización de los Magistrados de los Consejos Seccionales y posteriormente a los Comités respectivos para su aprobación.
  2. Actualización del Mapa de Procesos teniendo presente los nuevos desarrollos: Proceso de Compra Pública, Gestión Administrativa, Vigilancias Judiciales, etc, los cuales tienen como objetivo que em Mapa de Procesos esté actualizado conforme a los nuevos marcos normativos.
  3. La articulación de los nuevos grupos creados con los Procesos funcionales del SIGCMA.
  4. Formación especializada en modelos de gestión, estructuras de alto nivel, la Norma y la Guía Técnica de Calidad de la Rama Judicial para los servidores judiciales, Ley Antisoborno, Indicadores, Pensamiento Basado en Riesgos, sistemas de gestión ambiental.
  5. Realización de espacios académicos por especialidades, con el fin de llevar a cabo la estandarización y normalización de procesos y procedimientos por especialidades:
  6. La actualización del Manual del SIGCMA por especialidades, con fundamento en un único Manual, pero identificando las razones contextuales de cada especialidad y región;
  7. La unificación de un solo acto administrativo para la creación de los Comités del SIGCMA a nivel nacional.
  8. La actualización del marco normativo del SIGCMA que se articule en un solo acto administrativo.
  9. La actualización de la Norma y la Guía Técnica de Calidad de la Rama Judicial, por esta razón les hemos enviado los documentos en mención y mañana mismo les estaremos remitiendo los formatos en los cuales les agradecemos expliciten las modificaciones tanto de la norma como de la guía, y los remitan antes del 28 de febrero del año en curso a la Coordinación Nacional del SIGCMA.

No quisiera terminar sin agradecerles nuevamente su compromiso con el SIGCMA y por ende con la calidad de nuestros procesos en beneficio de los ciudadanos, sé que calidad implica una entrega permanente a la mejora continua de nuestro quehacer permanente como servidores judiciales en función de la sociedad.

 

¡¡¡Muchas Gracias!!!