República de Colombia

Rama Judicial del Poder Público

Juzgado Segundo Administrativo Oral del Circuito Judicial de Tunja

PROTOCOLO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDIENCIAS VIRTUALES

El Juzgado Segundo Administrativo del Circuito Judicial de Tunja en atención a lo dispuesto en el artículo 7º del Decreto 806 de 2020 y del Acuerdo PCSJA20-11557 de 5 de junio de 2020, ha previsto la creación de este protocolo con el fin de ser puesto en práctica por parte de los usuarios de administración de justicia en el desarrollo de las audiencias virtuales.

1. Pasos previos a la audiencia:

- Las audiencias virtuales, por regla general, se realizarán a través del aplicativo Microsoft Teams, no obstante, en el evento que se requiera cambio de canal digital por solicitud de las partes o logística del despacho, se informará previamente a las partes. Se recomienda a los usuarios el uso de un correo electrónico con el dominio Outlook o Hotmail. Otros dominios de correo electrónico, si bien sirven para acceder a la audiencia virtual en Teams, tiene limitaciones en el uso de la plataforma como cargar documentos, compartir pantalla y uso del chat (conversación simultánea en la red).

- El link (enlace) de acceso a la audiencia será enviado a los correos electrónicos suministrados por las partes, a mas tardar el día antes a la celebración de la audiencia, cuyo aspecto será el siguiente:

Recibido este correo, el usuario podrá indicar OPCIONALMENTE si asistirá o no a la reunión, no obstante, el despacho recomienda no hacer uso de esta opción debido a que en caso de elegir SI el correo electrónico se moverá inmediatamente a la bandeja de eliminados, por lo que puede dificultar con posterioridad la ubicación del link de la audiencia.

El desopacho no admitirá la pérdida del link (enlace) como justificación para el aplazamiento de la audiencia virtual.

El día de la audiencia, con 15 minutos de anticipación, las partes deberán conectarse al aplicativo haciendo clic en link (enlace) para verificar la participación de todos los convocados, como se muestra en la siguiente imagen:

- Una vez el usuario ingresa en el link (enlace), el explorador lo remitirá a una pestaña que establece dos opciones para acceder a la audiencia, a través de la aplicación (circulo morado) o por internet (circulo rojo), así:

- Al seleccionar una de las dos opciones, Microsoft Teams direccionará al usuario a la audiencia, donde antes de ingresar en "Unirse ahora" (circulo amarillo) deberá verificar que el micrófono (circulo azul claro) y la cámara (circulo verde) se encuentren encendidos, con el fin de verificar su conectividad y servicio:

2. Durante la audiencia:

- Instalada la audiencia, los asistentes deberán permanecer en silencio, a menos que la Juez les otorgue la palabra. Por lo tanto, mientas que no tengan el uso de la palabra, las partes deben permanecer con el micrófono apagado.

- La cámara debe permanecer encendida durante toda la diligencia y enfocada en el rostro de la parte en un lugar con suficiente iluminación, de forma que, durante el desarrollo de la audiencia la Juez pueda observar a los asistentes.

- Para la plena identificación de las partes y demás intervinientes, se debe tener a la mano el documento respectivo (cedula de ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería, tarjeta profesional, entre otras), el cual deberá ser exhibido a la cámara al momento de su presentación.

- Las partes al momento de realizar la presentación al inicio de la audiencia, deberán indicar: nombre completo, documento de identificación, tarjeta profesional si fuere el caso, calidad en la que se actúa, direcciones de notificación físicas y electrónicas y numero de contacto.

- Iniciada la diligencia comienza su grabación, se entiende que las partes autorizaron el registro de la audiencia en audio y video por el hecho de ingresar a la misma.

- Si alguna de las partes desea intervenir, debe hacer uso de la opción "Levanta la mano" (circulo rojo) que se encuentra en la barra desplegada en la parte inferior de la pantalla, como se muestra:

- En el evento en que deban practicarse pruebas testimoniales, interrogatorios de parte o discusiones de dictámenes periciales, el compareciente deberá conectarse a la audiencia en el orden indicado por la Juez, para tal efecto, la parte que solicitó la práctica de la prueba deberá garantizar su comparecencia a través de los medios tecnológicos empelados, quien además deberá instruirlos acerca del contenido del presente protocolo.

- El chat (conversación simultánea en la red) dispuesto por el aplicativo Microsoft Teams (circulo amarillo) estará disponible en el desarrollo de la audiencia y será usado por la Juez en el evento que considere necesario poner en conocimiento de los archivos que considere pertinentes. Si alguna de las partes desea aportar documentos en el trascurso de la audiencia, que no puderon ser aportados con anterioridad, podrá hacerlo a través de este medio previa, autorización de la titular.

- Las partes y demás asistentes a la audiencia podrán retirarse únicamente cuando la Juez informe que la diligencia ha concluido o en el evento en que así lo autorice.

3. Posterior a la audiencia:

- Una vez finalizada la diligencia cada asistente deberá colgar la llamada en el icono de teléfono ubicado en la barra desplegada en la parte inferior de la pantalla (circulo naranja), acción indispensable para que el aplicativo guarde la grabación de la audiencia.

- Se levantará un acta de la audiencia virtual en que constarán: i) lugar y fecha de la audiencia; ii) hora de inicio y finalización; iii) medio de control, tipo de audiencia, nombre de las partes, sus abogados y sus representantes; iv) un resumen de la audiencia; v) las solicitudes y desiciones producidas en audiencia; vi) los recursos interpuestos y vii) la constancia de suspensiones y reanudaciones de la audiencia y demas que se presenten en la audiencia.

- Si alguna de las partes requiere de la grabación o el acta de la diligencia deberá solicitarla al al correo electrónico correspondenciajadmtun@cendoj.ramajudicial.gov.co.

Atentamente,

LAURA PATRICIA ALBA CALIXTO

Juez